Usuarios de SAP Inactivos
¿Sabes que son los usuarios inactivos en SAP?
Una de las definiciones de inactividad seria suspender una actividad temporalmente, con la capacidad de volver a ser activado. Entendiendo como definición común, “usuario inactivo”, es un usuario que está suspendido durante un período de tiempo, sin embargo requiere estar ligado a un usuario nombrado y a una licencia de SAP.
Algunas personas identifican las cuentas de usuario “inactivas” a través de la tabla USR02, filtrando por la “última fecha de inicio de sesión”. Sin embargo, esto es demasiado limitativo.
En nuestro concepto, “los usuarios inactivos” son tanto los usuarios inactivos por la fecha del último inicio de sesión, como aquellos con muy baja actividad; por ejemplo, los usuarios que podrían utilizar un informe por mes o realizar un registro u operación en el sistema dos veces cada trimestre. Con este tipo de usuarios podemos pensar que se está desperdiciando una licencia SAP -conociendo su costo-, ya que en realidad no usan el sistema como estaba previsto.
Ese tipo de usuarios no pueden ser identificados en una inspección estándar bajo la premisa de la “última fecha de inicio de sesión” solamente, ya que esta puede variar por excepciones como vacaciones o incapacidades. Y por otra parte están los que bloquean su actividad por intentos fallidos (tipo de bloqueo: 128) o son bloqueados por el administrador (tipo de bloqueo: 32/64).
El licenciamiento de SAP se basa en “usuarios nombrados” -unidad básica del modelo de licenciamiento SAP-, aquel que puede tener varios nombres de usuario en diferentes instancias y puede estar relacionado a un empleado. Cada usuario incluyendo los inactivos, requiere un usuario nombrado. Considerando esta premisa, la eliminación de cuentas de usuarios inactivos, puede liberar muchas licencias.
La siguiente gráfica muestra un ejemplo de análisis de licenciamiento, en donde para cada tipo de licencia los porcentajes representan la situación actual (AS-IS) respecto a la recomendada (SHOULD-BE). Existiendo “usuarios inactivos” que no se consideran o identifican en el proceso de depuración.
Cuando estos usuarios “inactivos” y de “bajo uso” se identifican, el administrador debe considerar la eliminación de los usuarios nombrados en el sistema y ofrecer una solución adecuada para sus necesidades.
Existen varios enfoques para resolver este desafío, por ejemplo; reemplazar la funcionalidad SAP realizada por medio de SAP GUI a través de un portal -reduciendo así el nivel (y costo) del usuario nombrado-. Otro solución es designando una persona dedicada (p.e. como un administrador de departamento) para producir el informe requerido en lugar del “usuario inactivo” en sí, o utilizando un proceso programado automatizado. Cada administrador debe suministrar una solución a esos “usuarios inactivos” después de la eliminación de los usuarios nombrados en función de sus actividades.
No tienes suficientes licencias, estas a punto de adquirir más o tienes una auditoria en puerta ¿Te gustaría conocer cuántos usuarios “inactivos” tienes en tu sistema? ¿Sabías que existen herramientas que identifican este tipo de usuarios?
