Llega un momento en el que una organización descubre que necesita licencias adicionales de SAP o que sus licencias actuales ya no están cubriendo sus necesidades reales.
En la mayoría de los casos, un análisis profundo de licenciamiento, se lleva a cabo antes de que ocurra la auditoría real. La organización recibe una carta de SAP respecto a la auto-evaluación y el CFO ordena una inspección interna. Entonces, las brechas son reveladas.
A menudo, cuando se realiza una inspección rápida del licenciamiento de SAP, muchas organizaciones encuentran grandes diferencias entre sus necesidades reales y lo que actualmente pagan por las licencias de SAP.
¿Cómo manejar las brechas entre las licencias SAP requeridas y licencias actuales?
Imagine por un momento que su empresa descubre la siguiente situación:
(*) Usted acaba de encontrar 300 gerentes que reportan sus tareas en el portal de SAP, pero que también utilizan SAP para ver un conjunto específico de informes. Usted no siente que se ajustan a la categoría de licenciamiento “Employee” o “Professional” y se pregunta si hay otra opción.
En teoría, en la situación anterior, se debe dejar de pagar la cuota de mantenimiento de 200 licencias de tipo “Professional”, comprar un adicional de 1.800 licencias tipo “Employee” y negociar con SAP para obtener el tipo de licencia más adecuada (de su catálogo de licencias) para los 300 gerentes. ¿Verdad? No necesariamente.
Las organizaciones inteligentes consideran la situación completa, así como su relación con SAP.
SAP podría estar dispuesto a reemplazar a 200 licencias “Professional” (cuyo precio es alto) por licencias “Employee” (cuyo precio es bajo) y puede estar de acuerdo para encontrar un tipo de licencia adecuado o definir un nuevo tipo de licencia SAP para sus 300 gerentes adicionales.
Con el fin de cubrir con licencias a los empleados que no caen bajo licencias predefinidas, tendrá que ser creativo con el licenciamiento SAP. Nunca asuma que lo que se tiene actualmente es la mejor opción y que representa las opciones disponibles. Existen numerosos tipos de licencia en el mundo SAP y múltiples opciones para resolver cada hueco de licenciamiento.
Intereses de SAP en SAP HANA y SAP Cloud
Con SAP enfocado a SAP HANA y SAP Cloud durante los últimos años, nuevas opciones utilices están disponibles misma que pudiesen no haber sido conocidas o consideradas en el pasado.
Si estás en una situación difícil y has decidido negociar con SAP respecto a tu licenciamiento, es bueno recordar los intereses de SAP con una negociación en puerta. En el mundo de SAP, la nube es un elemento que cambia el juego y SAP tiene fuertes intereses en empujar a sus clientes hacia estas herramientas. Utiliza este conocimiento para su propio beneficio.
¿Puede SAP personalizar licencias a medida en situaciones únicas?
La respuesta es “Sí” – pero sólo si usted tiene la situación bien definida y una buena razón para iniciar la negociación.
Si un grupo específico de empleados no coincide con ningún tipo de licencia existente y se puede distinguir por una clara definición, puede ser capaz de crear su propio tipo. Durante el desarrollo de un nuevo tipo de licencia, asegúrese de definir los términos lo mejor que pueda. Los nuevos tipos de licencia no son estándar y SAP tratarán de evitar la creación de ellos tanto como sea posible.
Ejemplos de buenas definiciones son: Los empleados que sólo utilizan transacciones de un grupo ” inspectores” –por ejemplo, y no utilizan el sistema en más de 1,500 pasos de diálogo por mes en un año promedio. Otro ejemplo seria os empleados que están en puestos de dirección en la estructura organizacional en SAP y usan el sistema únicamente para aprobar órdenes de compra directa e indirectamente, y accesan a SAP no más de 20 veces al mes en un promedio anual. ”
La creación de su propio tipo de licencia es un ganar-ganar para todos. La organización considera que sus licencias se adaptan a su situación única y siente que ya no pierde dinero y no asigna licencias inadecuadas a los empleados, y por otra parte SAP permanece un cliente satisfecho que paga sus cuotas anuales de mantenimiento sin negociar con frecuencia.
Fuente: Publicación de Moshe Panzer – CEO, Xpandion, Inc.
Interpretación y traducción: Raúl Mejía – MAITG.
Raúl cuenta con más de 12 años de experiencia en ejecución y administración de proyectos de auditoría y consultoría de sistemas de información apoyando a clientes de diferentes industrias. Ha participado en proyectos de consultoría de sistemas ERP, auditorías externas e internas basadas en riesgos de TI utilizando marcos de control (COSO, COBIT), incluyendo revisiones de ITGC, ITAC en los diferentes procesos de negocio. Es responsable de la práctica de Auditoría de SAP (Quality Assurance, GRC, SAM) y SAP Business One en MAITG.
